In wirtschaftlich angespannten Zeiten gewinnt ein oft unterschätzter Unternehmensbereich zunehmend an Bedeutung: das Forderungsmanagement. Im Rahmen des vergangenen Creditreform-Webinars „Rückflüsse maximieren: Best Practices für Banken und Finanzdienstleister“ habe ich zentrale Herausforderungen, moderne Prozessabfolgen und technologische Möglichkeiten für ein zeitgemäßes Forderungsmanagement beleuchtet.

Forderungsmanagement – mehr als nur Mahnen

Viele Unternehmen behandeln das Forderungsmanagement als Randthema, verorten es zwischen Buchhaltung, Vertrieb und Risikomanagement – oft ohne klare Zuständigkeiten. Dabei entscheidet sich gerade hier, wie schnell offenes Kapital zurückfließt. Besonders kleine und mittlere Unternehmen leiden unter Ressourcenmangel: Forderungen werden nebenbei bearbeitet, strategische Überlegungen fehlen. Hinzu kommt ein Imageproblem – wer spricht schon gern über säumige Zahler und fehlende Rückflüsse.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Ein funktionierendes Forderungsmanagement muss rechtlich sattelfest sein: Datenschutz, Verjährungsfristen, Formvorgaben für Mahnungen bzw. Fälligstellungen und bilanzielle Bewertung von Forderungen sind keine Kann-Bestimmungen, sondern gesetzliche Verpflichtung. In einem regulierten Umfeld, wie es insbesondere im Finanzsektor vorherrscht, kann jeder Fehler teuer werden.

Kostendruck und Effizienz: Zwei Seiten einer Medaille

Zwar ist das Forderungsmanagement keine klassische Umsatzquelle, doch ein effizienter Rückfluss offener Forderungen wirkt sich direkt positiv auf die Liquidität aus. „Cash ist King“ – Kapitalbindung durch Außenstände gerät zunehmend in den Fokus. Automatisierung und Digitalisierung bieten hier enorme Chancen – wenn Unternehmen bereit sind, in moderne Tools präventiv zu investieren.

Das große Ganze im Blick

Ein weiterer Aspekt ist das Zusammenspiel mit anderen Abteilungen. Der Vertrieb will Umsatz – selbst bei unsicheren Kunden. Callcenter und Kundenservice versuchen Konflikte zu entschärfen, ohne rechtliche Konsequenzen und Möglichkeiten zu kennen. Das Risikomanagement kann nicht alle Aufgaben delegieren. Ein starkes Forderungsmanagement braucht daher nicht nur Prozesse, sondern auch Rückhalt im Unternehmen.

Fraud – die unsichtbare Bedrohung

Betrug ist eine der größten Gefahren für Unternehmen. Von gefälschten Identitäten bis hin zum Missbrauch interner Prozesse – ohne strukturierte Fraud-Prävention und -Abwicklung laufen Mahnprozesse oft ins Leere. Forderungsmanager müssen heute nicht nur Inkasso betreiben, sondern auch Detektivarbeit leisten.

Von der Mahnung zum Machine Learning

Moderne Forderungssteuerung beginnt lange vor der Fälligkeit: Bonitätsprüfung, Risikobewertung und transparente Prozesse helfen, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Nach Fälligkeit greifen dann abgestufte Maßnahmen – von automatisierten Mahnplänen, über Calls bis zur Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Technologische Werkzeuge wie KI-gestützte Frühwarnsysteme, automatisierte Mahnlogiken und Kommunikationsstrategien oder digitale Self-Service-Strecken machen das Forderungsmanagement nicht nur schneller, sondern auch kundenfreundlicher.

Fazit: Kein Cashflow ohne Strategie

Forderungsmanagement darf kein Nischenthema sein. Es muss als strategische Funktion begriffen werden – mit klarer Verantwortung, ausreichenden Ressourcen und moderner Technik. Wer die Rückflüsse maximieren will, muss investieren: in Prozesse, in Systeme und vor allem in ein neues Selbstverständnis. Denn wie ich es im Webinar formuliert habe: Champagnerziele erreicht man nicht mit einem Leitungswasser-Budget.